Samarbejde indenfor IKT er blevet et fokusområde. Fælles IKT-løsninger styrker både den enkelte kommune og evnen til regional samarbejde og koordinering. Baggrunden for dette er, at godt værktøj og en samlet IKT-støttefunktion understøtter kommunale opgaver mest effektivt.
IKT er ikke en løsning i sig selv, men en vigtig indsatsfaktor for en effektiv ydelsesproduktion. Krav til øget service og leverance, reduktion af omkostninger, samt sårbarhed ved at stå alene, er baggrunden for at hente gevister på tværs af kommunegrænserne.
Målet er, at meromkostningerne ved at samle IKT-ydelsen bliver mindre end ved at lave separate løsninger.
De vigtigste problemstillinger ved etablering af en fælles IKT-organisation er:
- Samlokalisering ved at etablere et fælles miljø og organisation for at sikre en optimal leverance
- At have en komplet oversigt over løsninger, leverance- og kvalitetskrav for den enkelte kommune.
- Udvikle aftaler som giver forudsigelige omkostninger med definerede service- og ydelsesniveauer for den enkelte kommune og forudsigelig pris til kommunen.
- Etablere en forbedrings- og tiltagsplan, som sikrer gevinster og gevinstudtræk.
Ved etabling af et fælles driftscenter, introduceres nye problemstillinger. Udstyr og løsninger, som den enkelte kommune besidder, må ofte opgraderes eller erstattes for at etablere en fælles løsning.
Operationel leasing og forvaltning
Finansiering gennem operationel leasing giver IKT-organisationen midler og mandat til at gennemføre ændringer ved at:
- Købe sig fri af den platform fra kommunen, og skabe rammer for investeringer til at skabe en fælles platform
- Have midler til at gennemføre projekter for at etablere fælles fagsystemer på tværs af kommuner
- Besidde midlerne til at købe - og den løbende udskiftning af - de lokale udstyr, såsom computere, printere og kopimaskiner
- Få en fast omkostning for kommunerne i stedet for at afsætte investeringsmidler fra den enkelte kommune
Forvaltning af alle løsninger sikrer:
- Komplet oversigt over udstyr og løsninger for struktureret opdatering af IKT som arbejdsredskab
- Korrekt fakturering af ydelse pr kommune, ned på det tjenesteområde og bruger
- Bestilling og standardisering af løsninger, som sikrer stordriftsfordele samt lave driftsomkostninger
- Løbende håndtering af opgradering eller erstatning af løsninger og brugerudstyr.